Werken aan een cultuur van een open en betrokken stad

Zeer recent fuseerden de ondersteunende diensten van de Stad Gent en haar Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW), tot één open en resultaatgerichte organisatie. Natuurlijk zorgde de fusie voor veel inhoudelijk werk, maar het gaat vooral om de samenwerking van 10.000 mensen, ten behoeve van de Gentse burgers.

] „De samenvoeging van onze diensten moet ons dichter bij de burgers brengen. Dat is wat we willen”, zegt stadssecretaris Mieke Hullebroek. „Vanaf het begin hebben we ons afgevraagd welke cultuur we wilden, hoe we deze samenwerking tot leven konden brengen. Onze waarden zijn 'open', 'betrokken', 'creatief' en 'doelgericht'. De organisatiecultuur is een heel belangrijk aspect. Aangezien het ons beleid, onze diensten en onze receptiefunctie bepaalt, willen we dat het een versterking wordt.”

Waarom kiezen voor Streetwize als coach? „We wilden heel graag met onze medewerkers samenwerken en hadden dus een geloofwaardige partner nodig die zich op mensen richt”, zegt Mieke Hullebroeck. „Als je aan de organisatiecultuur werkt, is je geloofwaardigheid cruciaal. Wat je doet, wat je zegt, hoe je dingen aanpakt en het verhaal erachter zijn erg belangrijk. Met Streetwize is er een match. Het bedrijfsmodel komt ook overeen. Het vertrekpunt van StreetWize is de Mobile School-client, het kind op straat. We richten ons op onze medewerkers om onze cultuur te verankeren. De Streetwize-crew denkt met ons mee en hun methodiek is anders. Bram Doolaege heeft dit heel goed geleid. Als u een kant-en-klare oplossing nodig hebt, zijn er verschillende partners. Maar als je je medewerkers wilt inspireren, is StreetwiZe de juiste keuze.”

‍

Stadssecretaris Mieke Hullebroeck: „Als je je medewerkers wilt inspireren, is StreetwiZe de juiste keuze.”

'Start to'-lunches

Om het proces van culturele verandering op gang te brengen, stelde StreetwiZe een zeer participatieve methode voor. „In de eerste plaats hebben we nagedacht over de richting die we wilden inslaan”, zegt Mieke Hullebroeck. „En het voorstel was om 'start to'-lunches te organiseren. Elk lid van het managementteam kreeg vijf medewerkers toegewezen om mee te gaan lunchen. Een gestructureerde lunch met een doel: we wilden weten wat er aan de hand was, wat de sterke punten van de organisatie zijn, wat we beter zouden kunnen doen en waar we het verschil konden maken. Tijdens deze 'spaghetti'-lunch mochten mensen over andere dingen praten, maar iedereen wist dat dit een belangrijke stap in het project was. Die lunches waren een groot succes. Mensen waren echt met elkaar verbonden. 15 keer 5 lunches, dat zorgt voor een buzz in de organisatie.”

„Tijdens die lunches kwamen 20 belangrijke onderwerpen naar voren”, zegt Kristof Cazaerck. „Het managementteam hergroepeerde de 20 onderwerpen in 3 kernaandachtspunten, belangrijke onderwerpen om aan te werken: 'meer menselijk', 'meer oplossingen' en 'minder regels'. Ze hebben ook prioriteit gekregen. In 2017 zullen we ons richten op het 'menselijker' worden.”

Workshops per afdeling

Een onderwerp als 'meer menselijk' definieert een focuspunt. Maar je kunt en moet de inhoud op vele manieren vormgeven. Voor de afdeling Openbare Ruimte heeft 'meer menselijk' een totaal andere betekenis dan voor de afdeling Ouderenzorg. „We kennen onze bestemming, maar we wilden onze mensen niet vertellen hoe ze er moesten komen”, zegt Mieke Hullebroeck. „Dat is aan de afdelingen om erachter te komen.”

Elke afdeling organiseert workshops om ideeën te verzamelen om het belangrijkste aspect 'menselijker' tot leven te brengen. „We hebben nu ongeveer 15 workshops gedaan”, vult Kristof Cazaerck aan, „van de 18 die dit jaar gepland zijn. Elke workshop heeft ongeveer 15 tot 20 deelnemers. De grote vragen zijn positief geformuleerd: Waar kun je je op richten voor een meer menselijke organisatie? , en Wat kun je nog meer doen om te verbeteren?”

‍

Kristof Cazaerck: „Tot nu toe zijn er 1150 ideeën verzameld om een meer menselijke organisatie vorm te geven, allemaal voorstellen van de medewerkers zelf.”

Concrete acties

Tot nu toe zijn 1150 ideeën verzameld om een meer menselijke organisatie vorm te geven, allemaal voorstellen van de medewerkers zelf. Het is een hele bibliotheek aan ideeën waar we mee aan de slag kunnen. Mieke Hullebroeck: „Elke afdeling maakt zijn keuze: dingen die ze meteen kunnen realiseren en zaken die enige voorbereiding vereisen, zoals langetermijnprojecten. Hier gebruiken we ook een StreetWize-methode: hou het simpel, makkelijk mee te nemen, gebruik kleine ideeën,... Kleine stapjes tegelijk zetten zorgt voor een gewoonte. We bepalen ook welke acties we op organisatieniveau willen uitvoeren. En als iemand op de werkvloer een goed idee heeft, gebruiken we dat om anderen te inspireren. De komende maanden willen we getuigenissen van onze medewerkers verzamelen en de verhalen verspreiden.”

„Het succes van ons project ligt in het daadwerkelijk veranderen van de cultuur, mensen moeten dat gaan voelen. De houding om menselijker en oplossingsgerichter te zijn en minder regels te hebben, zou echt deel moeten uitmaken van de organisatie. Als over een paar jaar iemand vraagt: „Waarom doe je dat?” je zou het antwoord moeten krijgen 'Oh, dat is wie we zijn. '”

Inspireer positieve oplossingen

Kun je StreetWize in een paar woorden beschrijven? „Ik zou authentiek, positief, creatief en toch heel professioneel antwoorden”, zegt Mieke Hullebroeck. „Weet je, ik heb een paar e-mails gekregen van mensen die verbaasd waren dat we dit soort dingen als organisatie doen. Zelfs nieuwe medewerkers, die zeiden 'Wauw, wat was dat! ' Het is het authentieke verhaal van StreetWize die het verschil maakt. En natuurlijk de positieve focus... Ik herinner me een discussie over het verminderen van pesten op school en het hebben van camera's op de speelplaats. Bram vroeg ons: „Wat als we de speeltijd zouden veranderen in een inspirerend moment, in plaats van in de gevangenis?” Die positieve focus heeft het verschil gemaakt in de workshops. Aan het begin van elke workshop heb je sceptische mensen, mensen die alles hebben gezien en gedaan. We hadden actieve en kritische groepen. Maar hoe je het ook bekijkt, iedereen vertrok altijd met het gevoel 'hier kan ik echt iets mee doen'. Uiteindelijk was iedereen ongelooflijk enthousiast. De methodiek is cruciaal. Je wordt naar positieve oplossingen geleid, wat enorm stimulerend is.”