[[en]]Working towards a culture of an open and involved city [[nl]]Naar een cultuur van een open betrokken stad

Mieke Hullebroeck Stad Gent

[[en]]Very recently, the supporting services of the City of Ghent and its Public Centre of Social Welfare (OCMW) merged, to become one open and result-oriented organisation. Of course, the merger caused a lot of content related work but above all it is about the collaboration of 10,000 people, for the benefit of Ghent citizens. [[nl]]In Gent zijn de ondersteunende diensten van Stad en OCMW heel recent samengevloeid, om zo een open resultaatsgerichte gedreven organisatie te vormen. Dat samengaan zorgt natuurlijk voor heel wat inhoudelijk werk. Maar meer nog, het gaat vooral om de samenwerking van 10.000 mensen, ten behoeve van de Gentse burger.

[[en]]“Merging our services has to bring us close to the citizens. That is what we want”, says City Secretary Mieke Hullebroek.  “Right from the start we have asked ourselves which culture we wanted, how we could bring this collaboration to live. Our values are ‘open’, ‘involved’, ‘creative’ and ‘targeted’. The organisational culture is a very important aspect. Since it defines our policy, services and our front desk function, we want it to become reinforcing.” [[nl]]“Het samengaan van de diensten moet ons heel dicht bij de burger brengen. Dat is wat we willen”, zegt stadssecretaris Mieke Hullebroek.  “We hebben ons van meet af aan de vraag gesteld welke cultuur we wilden, hoe we dat samenvloeien en samenwerken konden laten leven. Onze waarden zijn ‘open’, ‘betrokken’, ‘creatief’ en ‘doelgericht’. De organisatiecultuur is daarin heel belangrijk. Die vertaalt zich onmiddellijk in je beleid, in je dienstverlening, in je loketfunctie. Dat versterkende willen we bekomen.”

[[en]]Why choose StreetwiZe as a coach? “We really wanted to work with our employees and thus needed a credible partner who focuses on people”, says Mieke Hullebroeck. “If you work on organisational culture, your credibility is crucial. What you do, what you say, how you go about things and the story behind it are very important. With StreetwiZe, there is a match. The business model matches, too. StreetwiZe’ starting point is the Mobile School client, the child on the streets. We focus on our employees to embed our culture. The StreetwiZe crew reflect with us, and their methodology is different. Bram Doolaege did a very good job leading this. If you need an ‘off the shelf’-solution, different partners exist. But if you want to inspire your employees, StreetwiZe is the right choice.” [[nl]]Waarom de keuze voor StreetwiZe om jullie te begeleiden?, vraag ik. “We wilden echt werken met onze mensen en dus ook een geloofwaardige partner die vanuit de mensen werkt”, antwoordt Mieke Hullebroeck. “Als je aan je organisatiecultuur wil werken, is je geloofwaardigheid cruciaal. Wat je doet, wat je zegt, hoe je de dingen aanbrengt en het verhaal dat daarachter schuilt, zijn heel belangrijk. Bij StreetwiZe klopt dat verhaal. En ook het business model klopt. StreetwiZe vertrekt vanuit de ‘Mobile School’-klant, het kind op de straat. En wij vertrekken vanuit de medewerker om de cultuur in te bedden. De StreetwiZe-mensen denken ook mee, en in hun methodieken zijn ze ook anders. Bram Doolaege heeft daar zeer goed leiding aan gegeven. Als je een ‘on the shelve’-oplossing zoekt, dan zijn er andere partners. Maar als je inspirerend bij medewerkers wil binnenkomen, dan vind je met de aanpak van StreetwiZe de juiste ingang.”

[[en]]City Secretary Mieke Hullebroeck: "If you want to inspire your employees, StreetwiZe is the right choice." [[nl]]Stadssecretaris Mieke Hullebroeck: “Als je inspirerend bij medewerkers wil binnenkomen, dan vind je met de aanpak van StreetwiZe de juiste ingang.”

[[en]]‘Start to’-lunches [[nl]]'Start to'-lunches

[[en]]To kick off the process of cultural change, StreetwiZe proposed a very participative method. “In the first place we reflected on the direction we wanted this to take”, says Mieke Hullebroeck. “And the proposal was to organise ‘start to’-lunches. Each member of the management team got assigned five employees to go out for lunch with. A structured lunch with a goal: we wanted to know what was going on, what the strengths of the organisation are, what we could do better and where we could make the difference. During these ‘spaghetti’-lunch, people were allowed to chat about other things, but everybody knew this was an important step in the project. Those lunches were a big success. People really connected. 15 times 5 lunches, that creates a buzz in the organisation.” [[nl]]Om de nieuwe gewenste cultuur een ingang te geven, stelde StreetwiZe een heel participatieve methodiek voor. “In een eerste stap is goed nagedacht over de richting die we konden uitgaan”, zegt Mieke Hullebroeck. “En het voorstel was om daarvoor ‘start to’-lunches te organiseren. Aan elk lid van het managementteam zijn vijf medewerkers toegewezen om te gaan lunchen, niet vrijblijvend, maar strak geregisseerd: we wilden weten wat er leefde, wat er sterk was in de organisatie, wat er beter kon, waar we het verschil konden maken. Tijdens dat ‘spaghetti’-moment mocht het ook wel over iets anders gaan, maar iedereen wist dat het een belangrijke projectstap was. Die lunches waren een schot in de roos. Er werd echt gesproken van mens tot mens. 15 keer 5 lunches, dat geeft meteen buzz in de organisatie.”

[[en]]“20 Important subjects arose from those lunches”, says Kristof Cazaerck. “The management team regrouped the 20 subjects into 3 core focus points, key subjects to work on: ‘more human’, ‘more solutions’ and ‘less rules’. They have also been prioritised. In 2017 we will focus on becoming ‘more human’.” [[nl]]“Uit die lunches zijn 20 grote onderwerpen naar boven gekomen”, vertelt Kristof Cazaerck. “Die zijn binnen het managementteam geclusterd tot drie kernachtige uitgangspunten, echte krachtlijnen om rond te werken: ‘meer mens’, ‘meer oplossingen’ en ‘minder regels. Er is ook een prioriteit vastgelegd. In 2017 focussen we op de krachtlijn ‘meer mens’.”

[[en]]Workshops per department [[nl]]Workshops per departement

[[en]]A subject like ‘more human’ defines a focus point. But you can and should shape the content in many ways. For the department Public Space, ‘more human’ has a totally different meaning than for the department Elderly care. “We know our destination, but we did not want to tell our people how to get there”, says Mieke Hullebroeck. “That is up to the departments to figure out.” [[nl]]Met een krachtlijn als ‘meer mens’ zet je de dingen scherp. Maar je kunt er op vele wijzen inhoud aan geven. Dat mag ook. Want voor een departement publieke ruimte betekent ‘meer mens’ iets helemaal anders dan voor een departement ouderenzorg. “We weten waar we naartoe willen, maar we wilden niet zeggen hoe dat moet”, zegt Mieke Hullebroeck. “Dat mogen de mensen in elk departement zelf uitwerken”.

[[en]]Each department organises workshops to collect ideas to bring to live the key aspect ‘more human’. “We have now done about 15 workshops,” adds Kristof Cazaerck, “out of the 18 planned this year. Each workshop has around 15 to 20 participants. The big questions are formulated in a positive way: What can you focus on for a more human organisation?, and What else can you do to improve?.” [[nl]]In elk departement worden workshops georganiseerd om ideeën te verzamelen die het kernidee ‘meer mens’ laten leven. “We staan nu een vijftiental workshops ver,” vult Kristof Cazaerck aan, “van de in totaal achttien die dit jaar voorzien zijn, met telkens zo’n 15 tot 20 deelnemers. De grote vragen zijn telkens positief geformuleerd: ‘Wat is er voor u mogelijk om nog meer in te zetten op mensen?’, en ‘Hoe kun je dat nog aanpakken om beter te worden?’.”

[[en]]Kristof Cazaerck: "So far, 1150 ideas have been collected to shape a more human organisation, all proposals coming from the employees themselves." [[nl]]Kristof Cazaerck: “Tot nu hebben we al 1150 voorstellen verzameld om het kernidee van ‘meer mens’ in onze cultuur te laten leven. Allemaal voorstellen van de mensen zelf.”

[[en]]Concrete actions [[nl]]Concrete acties

[[en]]So far, 1150 ideas have been collected to shape a more human organisation, all proposals coming from the employees themselves. It is an entire library of ideas we can start working with. Mieke Hullebroeck: “Each department makes its choice: things they can realise right away and things requiring some preparation as long term projects. Here we also use a StreetwiZe method: keep it simple, easy to take away, use small ideas,… Taking small steps at a time creates a habit. We also define which actions we want to implement on an organisational level. And if somebody on the workfloor has a good idea, we will use it to inspire others. These coming months, we want to gather testimonials from our employees and spread the stories.” [[nl]]Tot nu toe zijn al 1150 voorstellen verzameld om de meer menselijke organisatie vorm te geven, allemaal voorstellen van de mensen zelf. Het is een hele bibliotheek aan ideeën om mee te gaan werken. Mieke Hullebroeck: “Elk departement maakt een keuze: dingen die ze meteen kunnen aanpakken, en dingen die iets meer voorbereiding vragen, als een project op wat langere termijn. Ook daarin passen we de methodiek van StreetwiZe: maak het simpel, gemakkelijk om mee te nemen, pas kleine ideeën in… Het is via het zetten van kleine stapjes dat je een gewoonte kweekt. We gaan ook na welke acties we op organisatieniveau willen trekken. En als iemand op de werkvloer een goed idee heeft, gaan we dat gebruiken om anderen te inspireren. De komende maanden gaan we daarrond communiceren; we willen de mensen zelf laten getuigen, de verhalen verspreiden.”

[[en]]“The succes of our project is in actually changing the culture, people have to start feeling it. The attitude of being more human, solution oriented and having less rules should really be a part of the organisation. If, in a couple of years, somebody asks “Why do you do that?” you should get the answer ‘Oh, that is who we are.’” [[nl]]“Het succes van ons project ligt in de cultuuromslag, mensen moeten het beginnen voelen. We willen die houding van meer mens zijn, dat oplossingsgerichte en die minder regels echt deel laten uitmaken van wie we samen als organisatie zijn, zodat wie binnen een paar jaar iemand vraagt ‘Waarom doe je dat?’, gewoon als antwoord krijgt ‘Oh, dat is gewoon wie we zijn.’” 

[[en]]Inspire positive solutions [[nl]]Positieve oplossingen inspireren

[[en]]Can you describe StreetwiZe in a couple of words? “I would answer authentic, positive, creative and still very professional”, says Mieke Hullebroeck. “You know, I received a couple of e-mails from people who were surprised we do this kind of thing as an organisation. Even new employees, who said ‘Wow, what was that!’ It is the authentic story of StreetwiZe making the difference. And of course the positive focus... I remember a discussion on reducing bullying at school and having cameras in the playground. Bram asked us “What if we transformed play time in an inspiring moment, instead of prison?” That positive focus has made the difference in the workshops. At the start of every workshop, you have sceptical people, people who have seen and done everything. We had active and critical groups. But whichever way you look at it, everybody always left with the feeling ‘I can actually do something with this’. In the end, everybody was incredibly enthusiastic. The methodology is key. You are guided towards positive solutions, which is extremely stimulating.” [[nl]]Kun je StreetwiZe in enkele woorden omschrijven, vraag ik. “Dan antwoord ik met ‘authentiek, positief, creatief en toch zeer professioneel”, zegt Mieke Hullebroeck. “Weet je, ik heb een paar mailtjes gekregen van mensen die het verrassend vonden dat we zoiets deden als organisatie. Zelfs nieuwe medewerkers, die zegden ‘Wauw, wat was dat.’ En het is het authentieke verhaal van StreetwiZe dat het verschil maakt. En natuurlijk ook die positieve focus... Ik herinner me een discussie over het tegenhouden van pesten op school, waar camera’s op de speelplaats ter sprake kwamen, waarop Bram de vraag stelde “Wat als we van die speeltijd in de plaats van een gevangenis eens een inspirerend moment maken?’… Die positieve focus heeft ook in de workshops het verschil gemaakt. Bij het begin van elke workshop waren er altijd wel sceptici, mensen die alles al gezien hadden en meegemaakt. Er waren actieve groepen én kritische groepen… Maar hoe je het draait of keert, iedereen is telkens buitengegaan met een gevoel van ‘Hier kan ik iets mee’. Op het einde was iedereen zeer enthousiast. De methodiek is alles, je wordt als het ware geleid naar positieve oplossingen. En dat is zó stimulerend.”