[[en]]Embedding the mission [[nl]]Missie doen leven

Jan Verbeke CEO Synergie

[[en]]When we meet with Jan Verbeke, CEO of Synergie, he immediately starts talking enthusiastically about the first time he heard Arnoud Raskin telling the story of Mobile School and how StreetwiZe and Mobile School form a hybrid organisation. Jan shares his view on the link between the challenges in the temping business and those of Synergie with us... [[nl]]Als we elkaar ontmoeten, begint Jan Verbeke, CEO van Synergie, meteen enthousiast te vertellen. Over hoe hij Arnoud Raskin de eerste keer hoorde vertellen over Mobile School. Over hoe StreetwiZe en Mobile School samen een hybride organisatie vormen. Over de link met de uitdagingen van de uitzendsector en van Synergie...

[[en]]“Arnoud was a guest speaker at the ‘HR Manager of the Year’ event two years ago. He presented the four street skills he had noticed street children have for their survival, and the parallel he saw with companies that are undergoing change. I thought there was a strong connection between what Arnoud tells about street skills and us. At the time, we were about to rethink our vision and mission at Synergie Belgium. We have grown from 125 to 350 employees in 10 years’ time. We needed to define where we wanted to be heading. We were just at the point of redefining our vision and mission with adhering values.” [[nl]]“Arnoud was gastspreker tijdens het ‘HR Manager van het jaar’-event, nu twee jaar geleden. Hij stelde de vier street skills voor, die hij opgemerkt had bij straatkinderen om te kunnen overleven en de parallel die hij zag met bedrijven in verandering. Ik dacht: wat Arnoud vertelt over de street skills, dat sluit heel sterk bij ons aan. Bij Synergie Belgium waren we op dat moment net onze visie en missie aan het herdenken. Op 10 jaar tijd zijn we van 125 medewerkers naar 350 medewerkers gegroeid. Het was nodig om de richting die we verder uitwilden voor onszelf duidelijk te maken. We zaten net in de fase waar we onze visie en missie met bijhorende waarden opnieuw moesten definiëren.”

[[en]]CEO Jan Verbeke: "The StreetwiZe sessions are truly an eye-opener when you're thinking about how you want to evolve as a company." [[nl]]CEO Jan Verbeke: "Als je als bedrijf nadenkt over hoe je wil evolueren, zijn de sessies van StreetwiZe een echte oogopener."

[[en]]“The challenge is not to come up with a vision and a mission, to link a few values to that and to come up with a few visuals to go along with it”, adds HR Director Véronique Van de Peer. “The challenge is to have it embedded in the organisation. We were looking for a partner who could make our written vision and mission come to life in all our employees. The model with its four street skills really convinced us because in our business you need those skills on a daily basis.”  [[nl]]“Het is geen uitdaging om een visie en missie uit te schrijven, daar enkele waarden aan te koppelen en er wat visuals bij te bedenken”, vult HR-directeur Véronique Van de Peer aan. “De uitdaging is om dat allemaal levend te maken in je organisatie. We zochten een partij die onze papieren missie en visie kon laten leven bij al onze medewerkers. Het model van de vier street skills heeft ons echt wel over de streep getrokken. Want in onze business heb je die skills dagdagelijks nodig.”

[[en]]Under pressure [[nl]]Druk op de ketel

[[en]]“Synergie Belgium is doing well,” says Jan Verbeke. “We’re growing by 15 per cent, year after year.  We’re one of the major players in our sector and at the same time we still value our human SME approach. The temping business certainly isn’t an easy one. Every day we employ 6,000 people in manufacturing, in office and management positions, as well as in technical professions…”  [[nl]]“Synergie Belgium doet het goed”, zegt Jan Verbeke over zijn bedrijf. “We groeien jaar na jaar 15 procent.  We zijn een van de grotere spelers in de sector, maar die persoonlijke KMO-aanpak vinden we nog steeds heel belangrijk. De uitzendbusiness is zeker geen gemakkelijke business. Dag na dag stellen we 6.000 mensen tewerk en dit in productieomgevingen, bedienden- en kaderfuncties, technische beroepen,…”

[[en]]“There is always pressure, constant deadlines. We employ over 200 temporary employees in different shift systems for some of our customers. At 10am we receive the planning for the early shift and at 3pm for the late shift of the next day. So it’s constantly ‘all hands on deck’.” [[nl]]“Er zit heel veel druk op de ketel. Altijd zijn er de deadlines. Bij sommige klanten stellen we meer dan 200 uitzendkrachten tewerk in diverse ploegenstelsels. De planning voor de volgende dag krijgen we om 10 uur ’s morgens voor de vroege shift en om 15 uur de voor de late shift. All hands on deck dus.”

Véronique Van de Peer Synergie

[[en]]Our work doesn’t end when a person signs his temping contract. We already know that roughly 5 per cent of our temps won’t show up. Customers will complain and rightfully so! But as an agent you have to know how to handle those complaints: the absence is not your fault, but it is the person that your employing that is to blame. You have to verify why that person didn’t show up and report back to the client.” [[nl]]Onze job stopt niet wanneer een uitzendkracht zijn contract getekend heeft, We weten nu al dat zo’n 5 procent van de uitzendkrachten morgen niet zal opdagen. Klanten zullen klagen. Met recht en reden. Maar als consulent(e) moet je die klachten wel kunnen plaatsen: de afwezigheid ligt niet aan jou als consulent, maar aan de persoon die je tewerkstelt. Je moet nagaan waarom die persoon niet opgedaagd is en vervolgens uitleg geven aan de klant.”

[[en]]“Some of our agents dread those tough calls,” says Véronique Van de Peer. “You have to have a very positive attitude in our position because you’re constantly firefighting. We also know that we have to offer people opportunities for growth. And every team leader has to have the necessary skills to coach their people.” [[nl]]“Sommige consulenten knappen af op die moeilijke telefoons”, zegt Véronique Van de Peer. “Je moet zeer positief ingesteld zijn in onze job, want je staat constant in de branding. We weten ook dat we mensen doorgroeimogelijkheden moeten bieden. En elke leidinggevende moet voldoende skills hebben om de mensen in het team te kunnen coachen.”

[[en]]All on board [[nl]]Iedereen in bad

[[en]]All 350 employees of Synergie are signed up for the full ‘street skills’ journey. Up until now, they’ve all gone through the sessions on ‘positive focus’, ‘agility and resilience’ and ‘proactive creativity’. “How did they experience the journey so far?” I ask. [[nl]]Alle 350 medewerkers van Synergie volgen het ‘street skills’-traject. Iedereen heeft intussen de sessies over ‘positieve focus’, ‘wendbaarheid en veerkracht’ en ‘proactieve creativiteit’ gevolgd. “Hoe werd dat bad tot nu toe ervaren?”, vraag ik.

[[en]]“The first impressions are very positive,” answers Véronique Van de Peer. “StreetwiZe is very good at making it stick. People also say: We’ve had already a fair amount of coaching in the past, but this one is something else! The beauty about the StreetwiZe coaches is that they start with our own expertise and values and are able to offer us very practical tips and tricks.” [[nl]]“De indruk is zeer positief”, antwoordt Véronique Van de Peer. “StreetwiZe is zeer sterk in het doen pakken van de mayonaise. Mensen zeggen het ook: ‘We hebben al heel wat coaching gekregen, maar deze springt er toch wel uit’ Het mooie is dat de StreetwiZe-coaches vanuit onze eigen praktijk én waarden werken, en ons heel praktische tips en tricks aanreiken.”

[[en]]HR Director Véronique Van de Peer: "I experience the StreetwiZe workshops as a very powerful tool to stimulate people to apply a new mindset." [[nl]]HR-directeur Véronique Van de Peer: “Ik ervaar de workshops van StreetwiZe als een zeer krachtige tool als het erop aankomt om mensen mee te nemen in een nieuw denkpatroon.”

[[en]]Positive focus [[nl]]Positieve focus

[[en]]“Learning to look at things from a different angle, the ‘positive focus’ is crucial to us,” says Véronique. “Don’t let yourself being caught in a downward spiral whenever a problem occurs but stay on the lookout for positive opportunities. Tomorrow is another day. Of course, you’re allowed to point out what’s going wrong in order to improve, or learn from it, but positivity has to prevail. We would like to encourage that awareness. The group always came out of that session highly-motivated and engaged. I remember the workshop in which our coach Bart asked everyone to list all the things that went well in our company. ‘What is not the problem?’ he asked. How he phrased that question is something that really struck me.” [[nl]]“Anders naar de dingen leren kijken, de ‘positieve focus’ is heel belangrijk voor ons”, zegt Véronique. “Als er een probleem opduikt, verdwaal dan niet in negativisme, maar blijf naar positieve kansen kijken. Morgen is er weer een nieuwe dag. Natuurlijk mag je ook kijken naar wat er niet goed loopt, om te verbeteren, maar het positieve moet voorgaan. We willen die alertheid creëren en aanmoedigen. De groep die de sessie volgde, kwam daar telkens zeer gemotiveerd en geëngageerd uit. Ik herinner me de workshop waarin onze coach Bart aan iedereen vroeg om eens op te lijsten wat er allemaal goed loopt in het bedrijf. ‘Wat is het probleem niet’, zo stelde hij de vraag. Die vraagstelling is me echt bijgebleven.”
[[en]]“We want to cultivate an awareness in our team leaders to notice the things that are running well and to be complimentary about them,” says Jan Verbeke. “People can develop wings when you compliment them: ‘I’ve worked hard today, and hey, my manager noticed it’. And what’s more, it makes it easier to do the same the next day. It’s always easy to point out and complain about all the things that went wrong, but at the same time maybe twenty other things did go well. To make a difference often lies in the details. For me, I’ve set myself the objective to give three honest compliments every day. And that’s not always easy. From early on, we’ve been taught to accept that things going well is normal.” [[nl]]“Bij de leidinggevenden willen we een bewustzijn creëren om op te merken wat er goed loopt en dit vooral te complimenteren”, zegt Jan Verbeke. “Mensen krijgen vleugels als je hen een compliment maakt: ‘Ik heb hard gewerkt vandaag, en hé, mijn leidinggevende heeft dat gezien’. Dat motiveert ook om de dag nadien hetzelfde te gaan doen. Het is heel gemakkelijk om te klagen over iets dat misgelopen is, maar er zijn misschien wel twintig andere dingen die heel goed lopen. Het verschil maken op de werkvloer zit hem vaak in kleine dingen. Voor mezelf heb ik gezegd, ik wil elke dag drie echte complimenten geven. Dat is niet altijd zo simpel. Het is ons met de paplepel meegegeven dat we iets dat goed loopt normaal vinden.”

[[en]]“I’ve learned to break up big ambitions into smaller, achievable chunks,” says Véronique Van de Peer about her own learning track. “By changing small things that hardly affect other people, you start moving in the right direction. I also learned to make my expectations even clearer. That allows you to move forward more easily and more sustainably as well. That doesn’t mean you’re not setting targets but you have to offer your people clear and attainable steps to get there.” [[nl]]“Ik heb zelf geleerd om ambities op te delen in kleine behapbare stappen”, vertelt Véronique Van de Peer over haar persoonlijke leertraject. “Door heel kleine dingen te veranderen, die weinig impact hebben op mensen, zet je ook stappen in de juiste richting. Ik heb ook geleerd om mijn verwachtingen duidelijker te stellen. Daardoor kan je veel gemakkelijker en veel duurzamer vooruitgaan. Dat wil niet zeggen dat je geen mijlpalen zet, maar je moet mensen duidelijke kleine stappen aanbieden om daar te kunnen geraken.”

[[en]]Resiliency [[nl]]Veerkracht

[[en]]Positive focus is important but according to Jan Verbeke and Véronique Van de Peer, the same can be said for ‘agility and resilience’, the second street skill. “Flexibility was one of our old values,” says Véronique. “But in fact, ‘resilience’ is a much better and more powerful word for it. It is about not letting yourself be knocked down when something doesn’t work, it’s about letting go of bad experiences, learning from them and moving on to the next challenge. That is the kind of mindset that is very important in our day-to-day activities. Because you will face setbacks: people that don’t show up, disappointed customers on the phone. You need to be resilient in order to survive. A positive focus and resilience are closely linked together, you see, one goes hand in hand with the other.” [[nl]]Positieve focus is belangrijk, maar volgens Jan Verbeke en Véronique Van de Peer geldt dat net zo goed voor ‘wendbaarheid en veerkracht’, de tweede street skill. “Een van onze oude waarden was flexibiliteit”, vertelt Véronique daarover. “Maar eigenlijk is veerkracht een veel juister en krachtiger woord. Het gaat over je niet uit je lood laten slaan als er iets mislukt, de minder goede dingen loslaten, eruit leren en opveren, en een volgende uitdaging vastnemen. Dat is een mentaliteit die in onze dagdagelijkse werking zeer belangrijk is. Want je komt tegenslagen tegen: uitzendkrachten die niet opdagen, teleurgestelde klanten aan de lijn. Je hebt veerkracht nodig om te overleven. Een positieve kijk en veerkracht hangen ook samen, het ene zorgt voor het andere.”

[[en]]Creative and competitive collaboration [[nl]]Creatief en competitief samenwerken

[[en]]The first two workshops had a significant impact on the consciousness and the alertness of our employees, say Jan and Véronique. It has become very clear to them that they can change their attitude towards difficult and stressful moments or towards tough situations. Some of them already attended the ‘proactive creativity’ workshops in which they had to brainstorm in small groups about tangible projects that are aimed to improve the way we work. [[nl]]De eerste twee workshops hebben zeer sterk ingewerkt op het bewustzijn en de alertheid van de medewerkers, zeggen Jan en Véronique. Het is hen zeer duidelijk geworden dat ze zich anders kunnen positioneren ten opzichte van stressmomenten, ten opzichte van moeilijke situaties. Een aantal mensen volgden ook al de workshops over ‘proactieve creativiteit’, waarbij in groepjes gebrainstormd werd over concrete projecten die het werk zouden verbeteren.

[[en]]“We already received more than thirty proposals for improvement. What’s more, there are some very good proposals in there that we really want to take onboard,” said Jan. He also has high expectations for the fourth street skill: ‘cooperative competition’, which deals with how you, as an individual, can be competitive about your idea, while at the same time being able to liaise with others in a shared project. “Our corporate culture is very human-minded. We work with shared objectives and let people determine the targets by themselves. We expect a certain minimum, but other than that, people are free to fill in their own objectives. And if one of our satellites is not doing so well, we provide help from one of the other offices, or from headquarters. I expect a big impact on the way in which our people and our various offices will work together.” [[nl]]“Er kwamen al meer dan dertig verbetervoorstellen binnen. Bovendien zitten er heel goede dingen tussen die we echt willen aanpakken,” aldus Jan. Hij verwacht ook veel van de vierde street skill, ‘coöperatieve competitie’ over hoe je als individu in competitie kunt gaan over je idee, maar tegelijk toch goed kunt connecteren met anderen in een gemeenschappelijk project. “Onze bedrijfscultuur is heel mensgericht. We werken met gezamenlijke doelen en we laten de targets door de mensen zelf bepalen. We verwachten een bepaald minimum, maar mensen mogen hun doel verder zelf invullen. En als het in een kantoor niet zo goed lukt, dan springen we vanuit andere kantoren of vanuit het hoofdkantoor bij. Ik verwacht een enorme impact op de manier waarop onze mensen en onze kantoren met elkaar gaan samenwerken."

[[en]]Making the switch embedded in the culture [[nl]]Klik inbedden in cultuur

[[en]]Synergie wants to completely incorporate the four street skills into the company’s culture. “We focus heavily on them in our HR tools”, says Véronique. “We have adapted our appraisal and evaluation systems towards them. People are taking their street skills into account. This way we hope that this culture will gradually catch on. This has to be radiated top-down as well, of course. If the top is not aligned, it doesn’t make much sense to send people off on trainings.” [[nl]]Synergie wil de vier street skills volledig inbouwen in de bedrijfscultuur. “In onze HR-tools leggen we er heel zwaar het accent op”, zegt Véronique. “We hebben ons evaluatie- en functioneringssysteem daarop aangepast. Mensen worden aangesproken op hun street skills. Zo hopen we dat de cultuur zich stap voor stap verspreidt. Uiteraard moet het ook top-down worden uitgedragen. Als de top niet mee is, heeft het weinig zin om cursussen te organiseren.”

[[en]]Eye-opener [[nl]]Oogopener

[[en]]“The StreetwiZe sessions are truly an eye-opener when you’re thinking about how you want to evolve as a company,” adds Jan Verbeke. “The real-life Mobile School stories of StreetwiZe present you with a mirror. Our people know that our investment in their training has a return to street children, you see. The fact that Synergie commits itself like that is much appreciated by them. That’s also how we want to take on the world as a company: to take long-term initiatives, to also create added value for others… That’s also when we had a small epiphany. We want to encourage our people to become more active and to live healthier. Everyone in the company has received a steps counter. And we thought, ‘What if we link this active lifestyle to the Mobile School project?’ So we committed ourselves to walk 450,000 kilometres together – the distance to Mobile School’s three new partner projects. Soon enough we will have walked enough kilometres to cover the distance to Greece. After that, we will still go on towards India and Zambia. With each virtual arrival, we partially sponsor the start-up cost of that Mobile School. And here again, we get a lot of positive responses from our people.” [[nl]]“Als je als bedrijf nadenkt over hoe je wil evolueren, zijn de sessies van StreetwiZe een echte oogopener”, zegt Jan Verbeke nog. “De doorleefde Mobile School-verhalen van StreetwiZe houden je een spiegel voor. Weet je, onze mensen weten dat onze investering in hun opleiding terugvloeit naar de straatkinderen. Dat Synergie zich op die manier engageert, wordt door de mensen als zeer positief ervaren. We willen als bedrijf ook zo in de wereld staan, initiatieven nemen op langere termijn, ook een meerwaarde creëren voor anderen… Daar hadden we een bijkomend idee. We willen onze mensen aanzetten om meer te bewegen en gezonder te gaan leven. Iedereen in het bedrijf heeft een stappenteller gekregen. En we dachten, als we dat meer bewegen nu koppelen aan het project van Mobile School, en we samen 450.000 kilometer stappen… Ook daar zien we dat onze mensen zeer positief reageren. Straks kunnen we onze eerste Mobile school sponsoren. De eerste komt in Griekenland, de tweede in Zambia en de derde in India.

Synergie challenge for Mobile School